Notizen über Kunden und Kontakte: Was die DSGVO wirklich erlaubt

Du triffst Thomas auf einer Konferenz. Er erzählt, dass seine Tochter gerade Abi gemacht hat und er über einen Jobwechsel nachdenkt. Du notierst es dir — für das nächste Gespräch. Ist das eigentlich erlaubt?

Kurz gesagt: In den meisten Fällen ja. Sobald du in einem beruflichen Kontext Notizen über Menschen machst, greift die DSGVO — aber sie verbietet das nicht, sie regelt nur, wie du es tust. Die passende Rechtsgrundlage heißt "berechtigtes Interesse" (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und die Pflege beruflicher Beziehungen zählt dazu.

Warum die Ausnahme fürs Private hier nicht greift. Die DSGVO gilt nicht für "ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeiten" — ein privates Adressbuch auf dem Handy fällt darunter. Sobald du aber Kontakte aus deinem Job notierst, mischt sich Berufliches mit Persönlichem, und die Ausnahme fällt weg. Das gilt für ein Notizbuch genauso wie für eine App.

Die Frage ist nicht, ob du dir Notizen über Menschen machen darfst. Die Frage ist, welche — und wie sorgfältig du damit umgehst.

Berechtigtes Interesse heißt: abwägen, nicht alles speichern. Du darfst festhalten, was für die Beziehung relevant ist — Rolle, letztes Gespräch, offene Punkte, auch persönliche Details wie Familie oder Hobbys, wenn sie den Kontakt menschlich machen. Was nicht dazugehört: Informationen, die nichts mit der Beziehung zu tun haben, und alles, was du besser gar nicht wüsstest.

Vorsicht bei besonders sensiblen Themen. Gesundheit, Religion, politische Meinung, sexuelle Orientierung — das sind "besondere Kategorien" nach Art. 9 DSGVO, für die deutlich strengere Regeln gelten. Notiere sie nur, wenn es wirklich nötig ist, und gib sie nie ungefragt weiter.

Was du deinen Kontakten schuldest. Jede Person, über die du Notizen führst, hat das Recht zu erfahren, was über sie gespeichert ist (Auskunftsrecht), es löschen zu lassen (Löschrecht) und der Verarbeitung zu widersprechen. In der Praxis heißt das: Sei ehrlich, wenn du gefragt wirst, lösche auf Bitte, und behalte nur, was du wirklich brauchst.

Fünf Regeln für den Alltag: Schreib nur auf, was beruflich relevant ist. Verzichte auf Gesundheits-, Religions- oder politische Details, außer sie sind ausdrücklich Teil des Gesprächs und relevant. Gib Notizen nie an Dritte weiter, die nichts damit zu tun haben. Lösche auf Wunsch sofort. Und bewahre sie so auf, dass niemand sonst mitlesen kann.

Wie MyBrivio das ernst nimmt. Deine Notizen liegen verschlüsselt mit einem eigenen Schlüssel für dein Konto, gespeichert in Frankfurt. Zur KI-Verarbeitung nutzen wir die kostenpflichtige Schnittstelle von Google Gemini, nicht die kostenlose Version — laut Google werden diese Daten nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Du kannst dein Konto samt aller Daten jederzeit selbst löschen. Details stehen in unserer Datenschutzerklärung unter app.mybrivio.com/privacy.

Dieser Artikel ist eine Orientierungshilfe, keine Rechtsberatung. Für eine verbindliche Einschätzung deiner konkreten Situation — etwa in einer regulierten Branche wie Pharma, Finanzen oder Gesundheit — wende dich an eine Datenschutz-Fachperson.